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这个沟通方法,让你把话说到领导心坎上

10-22 13:59:25

这个沟通方法,让你把话说到领导心坎上


文/王世民

深圳尔雅总裁 | YouCore创始人
著有《思维力》《学习力》《个体赋能》




 ?#25226;?nbsp;



提高沟通或汇报水平,有没有?#35009;?#21487;以速成的方法?


一下子到100分的方法肯定没有,但在现有水平上立马提高100%效果的速成方法还是有的。


你只要在沟通或汇报前,先自问下面这四个问题就可以了:
1、对方想听到?#35009;矗?nbsp;
2、我自己要达到?#35009;?#30446;的?
3、我需要讲哪些内容? 

4、以怎样的逻辑顺序组织? 




01

对方想听到?#35009;矗?/span>


跟一个?#23454;?#35201;命的人交流,你是跟他说?#35009;?#21475;味的瓜子好吃,他更?#34892;?#36259;?还是跟他说如何才能喝到水,他更?#34892;?#36259;?


答案显然是后者。


做好沟通或汇报的第一步就是要弄清楚对方想听?#35009;礎?/span>


否则就像在一位?#23454;?#35201;死的人面前,大谈?#35009;?#29916;子好吃一样,你讲得越好,对方嗓子里就越?#25226;蹋?#23601;越不想听你说。


因此,在准备汇报前,你要?#39318;?#24049;:这次汇报是面向谁,他(们)的核心诉求是?#35009;矗?/span>


比如,你在做年?#23637;?#20316;汇报的时候,你首先得知道这次汇报会面向哪些人,是只有你的直接领导呢,还是HR?#25237;?#32447;领导也都会看。

知道面向哪些人之后,你就要换位思考去想一想,他们每个?#35828;?#24213;想从你的工作汇报里看到?#35009;礎?/p>


是想看到你的工作成果,还是你的态度和努力过程,或者是你在工作汇报里展现出来的分析总结能力?


回答好了这个问题“这次汇报是面向谁,他(们)的核心诉求是?#35009;礎保?#20320;就清楚这次汇报要重点准备?#35009;?#20102;。




02

我自己要达到?#35009;?#30446;的?


今年5月份的时候,有位同学跟我反馈:


“我今天去找?#20064;?#21453;馈项目情况,结果?#20064;?#35828;,他本来觉得对项目情况了解得挺清楚的,听我说完后反而觉得糊涂,变得不放心了。


“我都不敢去找?#20064;?#27807;通了?#20445;?#20182;最后沮丧地跟我讲。


我就问他:“你这次去找?#20064;?#27807;通的目的是?#35009;?#21602;?”


他回复说:“我就是将我知道的内容都跟?#20064;?#27719;报下,让?#20064;?#30693;道项目的?#23548;是?#20917;。”


这就是绝大多数人在汇报或沟通时容易犯的一个错:目的不明确。


那怎样才能做到让自己的汇报或沟通目的明确呢?


方法有两个:


 1、用一句话说出这次汇报或沟通的目的


即使我们能很清楚地说出自己要?#35009;矗?#24456;多时候别人也不一定能?#37038;?#21040;。


如果我们自己都不能说清楚自己要?#35009;矗?#36824;期待别人能领悟到,那无异于痴人说梦了。


因此,去汇报或沟通前,你一定要先要求自己能以一句话说出这次汇报或沟通的目的。


如果一开始在脑子里提炼有困难,可以先用笔写下各种你想到的话,3句哪怕4句都行,然后再提炼到只有一句话。


▼ 2、用5why验证这一句话是不是你的根本目的


有时虽然将沟通目的以一句话提炼出来了,但很多时候这句话并不是自己的根本目的。


为了避免这样的情况发生,在将目的以一句话提炼出来后,你还要再用5why的方法做下验证。

我们以上面举例的那位同学为例。


他一开始提炼出来的沟通目的是“跟?#20064;?#21453;馈项目的?#23548;是?#20917;”。


用5why验证的话,我们就可以继续追问“你为?#35009;?#35201;跟?#20064;?#21453;馈项目的?#23548;是?#20917;呢?”


“因为?#20064;?#24819;项目进度再加快一周,但?#23548;?#26159;不可能的?”他回答道。


“为?#35009;?#39033;目进度再加快一周不可能做到呢?”我们可以继续问。


“因为这个项目里有一个?#20064;?#27809;有意识到的重大风险”。


到这儿,我们就可以将一句话沟通目的改成:跟?#20064;?#35828;明因为某重大风险的存在,项目进度不可能再加快一周。


带着这个沟通目的去找?#20064;?#27719;报,效果肯定就比“找?#20064;?#21453;馈项目?#23548;是?#20917;”要好上很多。




03

我需要讲哪些内容?


我经常要看不同顾问写的管理咨询报告,有售前的,有项目交付的,也有阶段汇报的。


这些报告经常都是动辄100来页,内容丰富而且制作精美,?#35805;?#30340;客户看起来可能会觉得顾问很专业,而且很用心。


 图片源自iSlide


但我们?#24515;?#20154;就很清楚,因为顾问公司的知识库很丰富,而且各种报告都有着对应的精美模板,这些管理咨询报告里的内容大多数都是复制?#31243;?#29983;成的。


?#35805;?#36234;年轻的顾问,复制?#31243;?#30340;内容就越多,恨不得将公司知识库的内容都?#31243;?#22312;一份报告里。


而经验越丰富的顾问,越能从自己这次沟通汇报的目的出发,放弃绝大多数无关紧要内容的?#31243;?/span>


这种不从自己的汇报目的出发,盲目填写很多不相关内容的情况,在我们大多数?#35828;?#24037;作汇报中也很明显。


因为绝大多数公司,工作汇报的目录基本都是规范好的(如下方的目录)
1、当期工作完成情况
2、工作中存在的问题及原因分析

3、下一步工作计划


因为公司有了模板,我们在做工作汇报时可能一头扎进去照着填了,?#24425;?#33021;想得起来的都给写上去,完全忘了自己这次汇报的目的是?#35009;礎?/span>

比如,有人本来应该是想让公司提供更多的?#35797;?#25903;持的,但在工作汇报里大谈特谈自己取得的成绩,结果领导一看你完全罩得住,也就打消给你加?#35797;?#30340;想法了。 


再比如,有人本?#35789;?#24819;证明?#23548;?#19981;佳不是自己能力不行造成的,但在工作汇报里对?#23548;?#19981;佳的各种客观原因浓墨重彩,结果不仅能力不行的印象未能扭转,还在领导心中留下?#36865;菩对?#20219;的不?#21152;?#35937;。


那如何避免以上的错误,只讲该讲的内容呢?


你可以分为?#35762;?#26469;做:


▼ 步骤一:列出?#27492;?#26377;自己想讲的内容


你可以先用思维导图列出?#27492;?#26377;你想讲的内容,这样做有两个?#20040;Γ?/span>
 一是可以减小深?#20154;?#32771;的压力,更?#25954;?#21160;手去做。

◆ 二是防止在一开始就过滤、丢掉一些关键内容。


▼ 步骤二:逐一跟自己的目的匹配


将步骤一中列出来的内容,逐一跟自己这次汇报或沟通的目的匹配,跟目的相符的保留,跟目的不符的删除或修改得跟目的相符。

比如,若要跟公司争取更多?#35797;词保?#23545;取得的成绩要一带而过,而是要重点强调遇到的困难和挑战,这样公司才更?#25954;?#32473;你追加?#35797;礎?/p>


再比如,若想?#35851;?#22240;?#23548;?#19981;佳带来的能力质疑,对客观原因要一带而过,而是要重点在下一步工作计划上发力,做出一份能提升?#23548;?#30340;可执行的计划出来,这样领导就能看到你的能力,从而?#25954;?#32473;多你一次机会。




04

以怎样的逻辑顺序组织?


有个广为人知的传说,说的是清末名臣曾国藩在围剿太平天国时,前期作战不利,一直在打败仗。


幕僚在帮他拟的给咸丰?#23454;?#30340;奏折中写道“…屡战屡败…?#20445;?#26366;国藩看后改成了“…屡败屡战…”。


结果朝廷看了后,不仅未责罚作战不力,反而念败军勇气可嘉,降?#25216;?#22870;。


这个“屡战屡败和屡败屡战”的故事给我们揭示了一个很重要的道理:


同样的内容,如果组织的方式不同,透露出来的意思是有着天壤之别的。


那怎样做才能将要讲的内容组织得更出色呢?


你可以分为下面?#35762;?#26469;做:


 1、按照“对方想听?#35009;礎?#20570;修正


你在第三步“我需要讲哪些内容”中,已经罗列出所有跟你沟通或汇报目的有关的内容。


不过这些内容还都是从你想讲的角度出发的,我们在最终呈?#36136;保?#35201;按第一步“对方想听?#35009;礎?#30340;分析结果来?#38405;?#23481;做修正。

比如,给?#20064;?#27719;报项目进度无法加快一周时,不能说“?#20064;澹?#39033;目有风险,因此项目进度无法加快?#20445;?#22240;为项目进度无法加快不是?#20064;?#24819;听到的。


你要换个说法,让?#20064;?#30693;道你是积极支持项目进度加快一周的,只是在?#24179;?#20013;遇到了一个绕不开的风险。


修正后的说法参考如下:“?#20064;澹?#25105;将项目按加快一周做了实施调整,其中遇到了一个风险,现在的做法是两种:一是投入更多?#35797;?#26469;尝试能否降低这个风险,但把握很低;二是维持原先的项目进度。”


 2、比较不同的逻辑顺序组合效果


所有的内容按照“对方想听?#35009;礎?#20570;过修正后,还面临一个排列先后的问题:哪个内容放前面,哪个内容放后面。


这个排列顺序影响是很大的,像曾国藩调整了下“败”和“战”的顺序后,呈现出来的意思就完全不同了。


排列可以遵循的逻辑顺序有四种:时间逻辑顺序,结构逻辑顺序,重要?#26376;?#36753;顺序,演绎逻辑顺序。


你一开始不确定哪种逻辑顺序更适合的时候,可以每种逻辑顺序都试下,然后再选用最?#40092;?#30340;。


如下图所示:





05

小结


出色的汇报或沟通需要我们综合能力的提升,无法一蹴而就。


但如果你能在汇报或沟通前,做一遍下面四个问题的自问,那么你的汇报和沟通效果一定能在现有水平上,立马得到大大的提升。


 图 | 沟通及汇报清单


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变革型领导 成功的领导者 管理者就是领导者
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